Mieux gérer les délais et les coûts de traduction

Mieux gérer les délais et les coûts de traduction

Les coûts de traduction pour un cabinet d’avocats et ses clients résident non seulement dans le prix au mot facturé par la plupart des agences de traduction, mais également dans le temps que le personnel juridique consacre à la gestion et la révision des traductions (dont le temps facturable non perçu consacré à d’autres tâches juridiques plus formelles). Même si la traduction juridique est un service coûteux, son coût total sera bien supérieur en cas de mauvaise gestion. Vous trouverez ci-après un certain nombre de conseils utiles pour mieux gérer ces coûts.

Choisissez votre prestataire de traduction suffisamment en avance

Entreprendre une recherche de prestataire de traduction juridique au dernier moment peut faire grimper en flèche les coûts de traduction :

• l’employé responsable devra passer des heures à choisir un prestataire de traduction juridique et à comparer des devis au lieu de consacrer son temps à des tâches plus essentielles au projet ; les éventuelles économies réalisées seront annulées par le temps passé dans les formalités ;
• de nombreuses agences de traduction risquent de ne pas être disponibles à la dernière minute, et celles qui le seront pratiqueront probablement des tarifs « urgents » bien plus élevés ;
• la qualité et la cohérence des traductions réalisées en urgence pourront être insuffisantes, imposant ainsi un délai supplémentaire de correction et d’harmonisation en fonction de l’usage prévu.

Solution : sélectionnez un ou plusieurs prestataires dès que le besoin en traduction est avéré, et convenez de tarifs clairs et transparents. Accordez le maximum de temps possible au prestataire, en prévoyant éventuellement le délai nécessaire pour vérifier la traduction et corriger les éventuels problèmes.

Identifiez le genre de traduction dont vous avez besoin

Par défaut, une agence de traduction compétente s’efforcera de livrer aux avocats la meilleure traduction possible, c.-à-d. une traduction relue et révisée par au moins deux personnes, et formatée pour être identique au document source, des services facturés qui demandent du temps. Néanmoins, ceux-ci ne sont pas systématiquement nécessaires.

Certaines traductions sont parfois destinées à des fins purement internes (comme une consultation avec des collègues d’une autre juridiction), ou d’information client. D’autres contenus doivent être traduits dans le cadre d’une analyse juridique et factuelle, mais n’ont pas vocation à servir dans des procédures officielles. Il est possible de réaliser des économies substantielles sur ce genre de traductions en demandant un niveau de service inférieur, comme :

• ne pas demander de relecture ou de révision ;
• opter pour une mise en page simplifiée ;
• ne pas faire traduire les détails sans importance, comme les en-têtes, coordonnées, adresses Internet et autres textes non essentiels ;
• autoriser l’usage de termes définis abrégés pour traduire des titres officiels longs et complexes, p. ex. « [CJUE] » pour « Cour de justice de l’Union européenne ».

Si les niveaux de service appropriés en fonction des types de documents sont convenus à l’avance avec le prestataire de traduction, cela peut permettre de réaliser des économies significatives.

Solution : définissez à l’avance au moins deux niveaux de service différents avec le prestataire de traduction et convenez de rabais pour les niveaux de service inférieurs. Précisez le niveau de service souhaité pour chaque document source envoyé pour traduction.

La communication est la clé

Les projets de traduction volumineux impliquent souvent plusieurs linguistes, qui n’ont pas toujours la possibilité de coordonner leur terminologie, style ou formatage. Le cabinet d’avocats est donc parfois contraint de consacrer du temps à l’harmonisation des traductions.

En outre, les traducteurs ne maîtrisent pas forcément le sujet traité dans les documents source et peuvent avoir besoin de temps supplémentaire pour effectuer des recherches, sauf si un glossaire et des explications précises leur ont été fournis à l’avance.

Lorsque précision et cohérence sont toutes deux indispensables, mais que le temps est limité, il est crucial que :

• le service de traduction juridique dispose d’un glossaire terminologique cohérent pour l’ensemble du projet ;
• toutes les autres exigences du client (p. ex. la mise en page) soient clairement indiquées au prestataire ;
• l’avocat en charge de la gestion des traductions accepte de répondre aux éventuelles questions des traducteurs au sujet du sens ou de la signification légale des textes source.

Solution : établissez des lignes de communication claires avec le service de traduction juridique, fournissez-lui des instructions et des glossaires précis, et acceptez de répondre à toutes les questions que les traducteurs pourront poser.